તમારા બધા ઇ-મેઇલ્સનો બૅકઅપ લો આસાનીથી !
(આઉટલૂક એક્સપ્રેસ માટે)
આઉટલૂક એક્સપ્રેસ (OE) માં કોઇ ઇ-મેઇલને તમારા કમ્પ્યુટરના કોઇક ફોલ્ડરમાં સેવ કરવાની રીત સહેલી છે: જે-તે ઇ-મેઇલને સિલેક્ટ કરો, ટોપ પર આવેલા બટન્સમાંથી ફાઇલ બટન પર ક્લિક કરી, સેવ એઝ... ઓપ્શન પર ક્લિક કરો, જે ફોલ્ડરમાં તેને સાચવવો છે એ ફોલ્ડરને ડ્રોપ-ડાઉન નકશામાંથી ખોળી, તેના પર ક્લિક કરી, સેવ કરવાનું કહો. બસ, તમારી એ ટપાલ ની ત્યાં કૉપી બની જશે.
મુંઝવણ ની શરુઆત ત્યારે થાય છે, જ્યારે તમે એક થી વધુ ઇ-મેઇલ્સની કૉપી કરવા ઇચ્છતા હો!
તમારા ઇન-બોક્ષમાં 100/200 મેઇલ્સ હોય ને એને તમે સાચવવા ઇચ્છતા હો તો ... તો શું દરેકે-દરેક મેઇલ પર “ક્લિક-ફાઇલ-સેવ એઝ- સેવ” ની વાર્તા કરવાની?
આ તો ના પોસાય, બૉસ.
અલબત્ત, નેટ પર કદાચ એવા પ્રોગ્રામ મળી જાય જે તમારું આ કામ ઉપાડી લે, પણ હું તો અહીં એવી ટ્રીકની વાત કરવા માંગુ છું જેમાં કોઇ પણ એક્સટ્રા સાધન વગર, OE ની ઇન્-બિલ્ટ સુવિધાઓની મદદથી જ, તમે તમારા ઇનબોક્ષની તમામ ઇ-મેઇલ્સનો બેકઅપ લઇ શકશો. આ માટે આપણે OE ની forward mail as attachment સુવિધાનો (દુર?)ઉપયોગ કરીશું.
તો રેડી?
સૌ પ્રથમ તો OE માં ઇન-બોક્ષ પર ક્લિક કરો, જેથી એમાં રહેલી બધી ઇ-મેઇલ્સ જોવા મળશે. કોઇ એક ઇ-મેઇલ પર ક્લિક કરી, ત્યારબાદ કી-બોર્ડ પર Ctrl અને A બટનો સાથે દબાવવાથી ઇન-બોક્ષની બધી ઇ-મેઇલ સિલેક્ટ થઇ જશે. ( આ માટે તમે Edit મેનુમાં Select All ઓપ્શનની મદદ લઇ શકો છો. )
ગુડ. હવે સિલેક્ટ થયેલી ઇ-મેઇલ્સ પર જ માઉસ રાખી, માઉસથી રાઇટ ક્લિક કરો. આથી દેખા દેતા મેનુમાંથી Forward As Attachment વિક્લ્પ પર ક્લિક કરો.
સમજણ પડી?
આપણે OE ને સિલેક્ટ કરેલ તમામ ઇ-મેઇલ્સ, સિંગલ ઇ-મેઇલના અટેચમેન્ટ તરીકે તૈયાર કરવાનો ઓર્ડર આપી રહ્યા છીએ!
સ્વભાવિક છે, OE બાપડું ગભરાઇ જશે. આટલી બધી ઇ-મેઇલ્સને અટેચમેન્ટ તરીકે જોડવા માટે વાર તો લાગે જ. એટલે થોડા સમય માટે તો કંઇ થઇ જ ના રહ્યું હોય એવું લાગશે. પણ ધીરજ રાખજો. OE પોતાનું કામ કરી રહ્યું હશે. તમે કેટલી ઇ-મેઇલ્સને અટેચમેન્ટ તરીકે જોડવા કહ્યું છે એ સંખ્યા મુજબ, વેઇટીંગ પિરીયડ 5 મિનીટ કે તેથી પણ વધુ હોઇ શકે છે. ફાઇનલી, New Message ટાઇટલ વાળી ઇ-મેઇલ વિંડો દેખાશે, જેમાં તમારી બધી જ ઇ-મેઇલ્સ અટેચમેન્ટસ તરીકે દેખા દેશે!
(New Message ટાઇટલ વાળી ઇ-મેઇલ વિંડો દેખા દે પણ અટેચમેન્ટસ દેખા ના દે તો ય ધીરજ ધરજો, મતલબ એ જ ગણવાનો કે OE નું કામ ચાલુ છે. બીજી એક વાત: જો એ-મેઇલ્સમાં કોઇ મેઇલ ગુજરાતીમાં-યુનિકોડમાં હશે તો OE તમને પુછશે કે ઇ-મેઇલ કઇ રીતે મોકલવી છે? યુનિકોડમાં કે Send As Is - જેમ છે એમ જ ? ત્યારે આ બીજો વિકલ્પ- Send As Is - જેમ છે એમ જ સ્વીકારવો. )
બસ, હવે ફાઇનલ સ્ટેજ: ફુલ્લી એક્ટિવ New Message ટાઇટલ વાળી ઇ-મેઇલ વિંડોમાં સૌથી ઉપર આવેલા File ઓપ્શન પર ક્લિક કરો અને Save Attachments વિકલ્પ પર ક્લિક કરો. આથી દેખા દેતી Save Attachments વિંડોમાં Browse બટનની મદદથી એ ફોલ્ડર સિલેક્ટ કરો જ્યાં તમે તમામ ઇ-મેઇલ્સ સેવ કરવા ઇચ્છો છો. ફોલ્ડર સિલેક્ટ કર્યા પછી Save બટન દબાવતાની સાથે જ, તમારી તમામ ઇ-મેઇલ્સ એ ફોલ્ડરમાં કૉપી થઇ જશે !
અને હા, આપણે જે New Message ક્રીયેટ કર્યો એને તો , ‘ગરજ સરી ને વૈદ વેરી’ ન્યાયે નાશ જ કરી નાંખવાનો છે. બસ, X બટન પર ક્લિક કરી, New Message વિન્ડો બંધ કરો. OE પુછે કે આ નવો મેસેજ સેવ કરું તો કહેજો: ઉંહું !